Cómo aprovechar mejor el tiempo en tus reuniones

Pocas empresas gestionan el tiempo de una manera disciplinada y sistemática

En cualquier empresa, el tiempo es el recurso más importante. Te decimos cómo implementar sistemas de trabajo inteligentes para que tus reuniones sean más efectivas.

Es común que los líderes, directores o gerentes empleen una gran cantidad de horas por semana a reuniones tediosas y largas. De acuerdo con Harvard Business Review, utilizan menos de tres días al mes para trabajar juntos como equipo, y en ese tiempo le dedican menos de tres horas a cuestiones estratégicas. Por otra parte, esas tres horas raramente son bien empleadas, ya que las discusiones de estrategia tienden a ser difusas y no estructuradas, y solo en raras ocasiones alcanzan buenas decisiones rápidamente.

El precio que pagan las personas por un mal uso del tiempo es alto. Aparte de las frustraciones que los gerentes sufren, las decisiones estratégicas se retardan o se distorsionan, se pierden oportunidades para crear nuevos productos, desarrollar negocios y hacer inversiones a largo plazo.

Por lo que hacer algunos cambios simples en la forma en que los equipos de gestión establecen sus agendas y estructuran sus reuniones, puede ser la diferencia para ser eficientes y aprovechar mejor el tiempo.

De acuerdo con un estudio elaborado por Marakon Associates junto con la Economist Intelligence Unit, algunas de las cosas que hacen perder tiempo en las reuniones son:

1. Los equipos de alta dirección pasan relativamente poco tiempo juntos. Los ejecutivos de las empresas suelen pasar alrededor de 21 horas al mes juntos en reuniones, lo cuál es relativamente un tiempo corto ya que rara vez fueron más de 4 horas corridas para poder analizar situaciones a detalle y llegar a conclusiones en la misma reunión. Ese tiempo es relativamente corto, rara vez fueron más de cuatro horas corridas.

2. No hay orden al establecer la agenda. En muchas empresas, la agenda es la misma en todas las reuniones y nadie es responsable de gestionar la agenda del equipo de liderazgo. Así que el proceso para decidir  cosas importantes puede ser ineficiente, incluso descuidado. Cuando se establece la agenda mediante la adición de temas que se recomiendan en el momento, muchos temas con frecuencia terminan en la orden del día, ocasionando que se acabe el tiempo antes de que puedan verse elementos clave.

Menos del 5% de los encuestados dijeron que su empresa tenía un proceso riguroso y disciplinado para enfocar el tiempo de la alta dirección en las cuestiones más importantes.

3. Se presta poca atención a la estrategia. La alta dirección gasta menos de tres horas al mes en discusiones sobre cuestiones de estrategia (incluyendo fusiones y adquisiciones) o la toma de decisiones estratégicas. El 80% del tiempo de la alta dirección se dedica a cuestiones que representan menos del 20% del valor a largo plazo de una empresa.

4. Las reuniones de alta dirección no están estructuradas para obtener decisiones reales. Más del 65% de las reuniones del equipo de liderazgo ni siquiera se hacen con el fin de tomar una decisión. Las reuniones que se centran en la estrategia se efectúan comúnmente fuera de las instalaciones, son sesiones con lluvia de ideas que producen pocos resultados tangibles.

Recuerda, el tiempo es un recurso no renovable, ya que una vez que pasa, se va para siempre. No importa lo mucho que lo necesites, simplemente no puedes conseguir más tiempo.

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Conoce las 3 cosas que alargan las juntas de trabajo.

Fuentes: Harvard Business Review, Michael C. Mankins, socio de Bain & Company, Economist Intelligence Unit.

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